営業経理が属人化する会社で、請求書発行が止まる理由｜15項目の改善チェック

営業部Aはメール、営業部Bはチャット、営業部Cは電話で経理に請求書発行を依頼する。依頼内容も証憑の置き場所も異なる。この状態で担当者が休むと、誰が何を処理すべきか分からなくなることがあります。

問題は、個々の担当者の能力ではありません。受付から請求・支払・月次決算までの業務ルールが組織として共有されていないことです。

属人化が生じる4つの構造

• 受付経路が統一されておらず、依頼の漏れを把握できない
• 承認者は決まっていても、何を確認したかが残らない
• 証憑と処理履歴が担当者のメールや個人フォルダに残る
• 代行担当者がいても、実際の処理手順を再現できない

最初に標準化する順番

①依頼の受付項目と受付窓口、②取引・金額ごとの承認条件、③証憑の共通保存先、④未処理案件の一覧、⑤代替担当者による実行テスト、の順に整備します。すべての業務を一度に自動化するより、まず例外と責任の所在を見えるようにする方が現実的です。

15項目セルフチェック

業務受付、売上、仕入・支払、権限・承認、引継ぎ、データ、月次決算、改善、AI利用の15項目で、属人化と統制上の弱点を点検できます。各項目を「実施済み・一部実施・未実施」で評価し、未実施項目から優先順位を付けてください。

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改善を具体化したい場合

Excel・定型業務の自動化や標準化の初期検討には、既存のCFOs 業務自動化 Quick Reviewをご参照ください。業務の複雑さによっては、先にプロセスの整理が必要です。

本記事の事例は説明用の架空例です。一般的な情報提供であり、個別企業の内部統制の有効性を保証するものではありません。

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